Het overkomt iedereen: je verstuurt een e-mail in bijvoorbeeld Outlook en je vergeet de bijlage toe te voegen. Toch hebben de meeste grote maildiensten een functie die je aan de bijlage herinnert als je in de tekst van de mail naar een bijlage verwijst.
E-mail sjabloon maken. Het ziet er netjes uit en het is gewoon erg handig in gebruik. Bijvoorbeeld als uitnodiging voor een huwelijksfeest, verjaardag, of als eenvoudige e-mailhandtekening. Het is natuurlijk erg leuk om zo’n sjabloon zelf te maken. Maar hoe werkt dat eigenlijk?
In Outlook geeft u vorm aan uw sjabloon zoals u normaal gesproken een e-mail opstelt. Op de tab Start klikt u op de knop Nieuwe e-mail of op de sneltoets (Ctrl + N). Nu kunt u beginnen met het maken van uw eigen gemaakte sjabloon net zoals u ook gewend bent bij het opstellen van een reguliere e-mail. Maak deze op met de componenten die u wilt terugzien. Dat kan bijvoorbeeld zijn een briefhoofd of een aanhef. Voor het beste resultaat en de meeste opmaak mogelijkheden kiest u voor een e-mail die in HTML is opgemaakt. De meeste e-mailprogramma’s ondersteunen HTML. Dus ontvangers kunnen dit bijna altijd goed zien.
Op de tab Tekst opmaken (1) kiest u bij het vak Opmaak voor HTML (2)
U kunt in uw e-mails in Outlook ook dynamisch maken zo kunt u stemknoppen opnemen in uw e-mail én in uw sjabloon. Met een stemknop kunt u de ontvanger van de e-mail uitnodigen om te reageren op bijvoorbeeld een uitnodiging of makkelijk antwoorden laten op een vraag. Waarschijnlijk heeft u ze vast weleens gezien onder aan een mail.
Kies hiervoor sjabloon voor de tab Opties (3) en kies voor Stemknoppen gebruiken (4) .
Standaard biedt Outlook een aantal opties, zoals Ja, Nee, Goedgekeurd en Afgekeurd. Gelukkig kunnen we ook onze eigen antwoordmogelijkheden maken. Kies hiervoor voor Aangepast (5). Geef de extra Instellingen op bij Opties voor stemmen en controleren (6), Stemknoppen gebruiken. De opties onderling scheidt u van elkaar met een puntkomma. Typ bijvoorbeeld: Ochtend;Middag;Avond. Klik daarna op Sluiten. U kunt de opties nu gebruiken in uw sjabloon.
Tevreden over het resultaat? Op de tab Bestand klikt u op de knop Opslaan als. Selecteer hier Outlook sjabloon Geef uw eigen gemaakte sjabloon een naam en klik op tenslotte op Opslaan.
Om het sjabloon in Outlook 2019 of 365 te gebruiken, klikt u in de tab Start (7) op de knop Nieuwe Items. Kies vervolgens voor Meer items (8), Formulier kiezen (9). Bij Zoeken in selecteert u Gebruikers·sjablonen in bestandssysteem (10). Hiermee opent Outlook de standaardlocatie:
C:Users\AppDataRoamingMicrosoftTemplates
en toont daarmee alle oft-bestanden. Dus ook uw eigen gemaakte sjabloon (11), Behalve natuurlijk als u ervoor heeft gekozen om deze ergens anders op te slaan. Wijs dan de juiste locatie aan via de knop Bladeren. Tot zover het maken en gebruiken van uw eigen sjabloon.
Hoe kun je in Outlook een sjabloon maken voor een standaard mail die je vaker verstuurd? In de onderstaande video legt Vivianne het je haarfijn uit. Inclusief een handige en snellere manier om je sjabloon op te starten. Tip: Check haar site uit als u nog meer handige tips wilt leren over Outlook! Mailboxmaster.nl
Ieder een eigen Outlook profiel. Melden verschillende gebruikers zich aan in hetzelfde Windows-account, dan kan het handig zijn om gebruikers een eigen Outlook profiel te geven. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gezinsleden die een computer delen. Zo heeft ieder lid van het gezin toch een email account in Outlook met zijn of haar persoonlijke postvak in.
Als u weleens een e-mail uit het buitenland ontvangt, komt de ingebouwde vertaalfunctie mooi van pas. Op een eenvoudige en snelle manier kunt u in Outlook iedere e-mail of in Word ieder document vertalen naar het Nederlands. Uw eigen mail van het Nederlands naar iedere andere taal is natuurlijk ook mogelijk.
Lees verderIn plaats van uw e-mails stuk voor stuk zelf te lezen, kan Outlook uw mails ook voorlezen. Erg makkelijk, nu kunt u tijdens het uitvoeren van uw andere werkzaamheden ook naar uw nieuw binnen gekomen e-mails luisteren. Meestal staat deze interessante functie wel aan. Mocht het niet zo zijn dan kunt u de Voorlees functie als volgt activeren.
Lees verderWe gaan wat meer uitleg geven over het gebruik van email en we beginnen met de volgende tips over het versturen van de mail. U heeft een mail gemaakt en wil deze mail naar meerdere mensen tegelijkertijd sturen. Kan dit en zo ja hoe gaat dit in zijn werk? Of: U heeft een mail geschreven maar u wilt hem later verzenden. Kan dit ook in Outlook?
Lees verder